Quy trình làm việc hiện nay ở một số doanh nghiệp đang chứa đầy các tác vụ thủ công gây hao tốn nguồn lực không cần thiết. Thế nên việc chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, nhằm nâng cao hiệu suất, khả năng đáp ứng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hãy cùng TLC tìm hiểu quy trình làm việc là gì và những lợi ích của Workflow mang lại qua bài viết dưới đây!
1. Quy trình làm việc là gì?
Vào đầu thế kỷ 20, hai kỹ sư cơ khí là Frederick Taylor và Henry Gantt là những người tiên phong trong công cuộc cải thiện hiệu quả nền công nghiệp như: đo lường các yếu tố cần thiết để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, nhằm loại bỏ các tác vụ dư thừa cũng như giảm thiểu hao phí về nguồn nhân lực, thời gian. Họ đã tạo nên một quy trình làm việc tiêu chuẩn, nhằm đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả nhất có thể. Quy trình này có tên gọi là Workflow.
Workflow hiểu nôm na đó là luồng công việc, hay còn gọi là quy trình làm việc, là một loạt các nhiệm vụ tuần tự được thực hiện dựa trên các quy tắc hoặc điều kiện đã định để thực hiện hoạt động kinh doanh. Đây là một tập hợp dữ liệu, quy tắc và nhiệm vụ cần được hoàn thành để đạt được một kết quả kinh doanh nhất định. Mục tiêu cuối cùng là nâng cao hiệu suất, khả năng đáp ứng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
2. Lợi ích của Workflow
Ứng dụng Workflow vào hoạt động doanh nghiệp mang lại những lợi ích sau:
Quản trị doanh nghiệp một cách trực quan Thông qua Workflow, mọi công việc được thể hiện rõ ràng, chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được các nhiệm vụ cần có để hoàn thành công việc. Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ mang tính logic có trình tự, sẽ hạn chế tối đa hiện tượng quá tải, hay lãng phí nguồn lực. Truyền tải bằng trực quan là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng ưa chuộng. Ấn tượng của người nhìn vào công cụ sẽ kích thích sự ghi nhớ logic của trí não. Từ đó, công việc sẽ tuần tự hoàn thiện mà không có bất kỳ sự thiếu sót nào.
Phân công đúng người, đúng việc Trái lại với khi thực hiện công việc một mình thì quy trình được xem yếu tố nên có để dòng công việc được diễn ra trôi chảy hơn, nhưng khi nhiều người cùng tham gia vào hoạt động đó, bắt đầu nảy sinh các vấn đề về phân chia và làm rõ trách nhiệm. Lúc này Workflow trở thành yếu tố bắt buộc để phân công cho đúng người, đúng việc. Từ đó mới hình thành nên cơ sở đối chiếu khi xảy ra bất trắc ở bất kỳ nhóm công việc nào, người đó phải chịu trách nhiệm khắc phục kịp thời để không làm ảnh hưởng đến các nhiệm vụ phía sau.
Cắt bỏ các hoạt động dư thừa Việc sử dụng các biểu đồ luồng công việc sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm thấy những phát hiện các hoạt động dư thừa và giảm thiểu sự lãng phí không cần thiết. Bằng cách triển khai Workflow vào các hoạt động hàng ngày, chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối, dễ dàng thực hiện các thay đổi để cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ các bước, vai trò và hoạt động không cần thiết.
Tối ưu hóa chi phí vận hành Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Điều này giúp giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận, vì doanh nghiệp vẫn có thể đạt được các mục tiêu với số lượng tài nguyên ít hơn.
3. Tự động hóa quy trình làm việc
Trên thực tế, chất lượng thực hiện các quy trình đã ban hành phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố – đặc biệt là chất lượng “con người”. Bên cạnh đó, vấn đề giám sát hoạt động trong quy trình thực sự luôn là thách thức đối với nhiều doanh nghiệp.
Cách tiếp cận theo quy trình đôi lúc dẫn đến việc tổ chức có sự rời rạc, thậm chí chồng chéo lên nhau. Các bộ phận chỉ chú trọng thực hiện đúng theo quy trình được phân công chứ không quan tâm đến chất lượng của cả quá trình sản xuất kinh doanh của tổ chức, vì họ không trực tiếp xử lý các nhiệm vụ còn lại.
Chuyển đổi số các quy trình trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu hiện nay, thông qua một nền tảng hợp nhất, các bộ phận sẽ có sự kết nối qua lại với nhau. Tình hình công việc của mỗi bộ phận được hiển thị chung trên một nền tảng, giúp mỗi cá nhân trong tổ chức đều kịp thời nắm bắt, và có thể dễ dàng tương tác khi cần thiết.
Kissflow là một phần mềm tự động hóa quy trình làm việc phù hợp phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay với mức phí hợp lý. Bên cạnh sở hữu một giao diện trực quan, cho phép bất cứ ai trong tổ chức cũng có thể dễ dàng theo dõi và tự động hóa quy trình làm việc của họ. Kissflow còn là một giải pháp hữu hiệu, có thể tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu của chính doanh nghiệp để dòng công việc được vận hành một cách liền mạch.
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích trong việc sử dụng tối ưu nguồn lực, và lợi ích của chuyển đổi số quy trình qua nền tảng hợp nhất Kissflow. Đừng quên đồng hành cùng TLC trong những bài viết tiếp theo. Thân ái!
Dùng thử Kissflow
Nếu bạn đang tìm một cách để tổ chức và quản lý các luồng công việc. Hãy thử khám phá tính năng quản lý workflow của Kissflow. Hơn 10,000 doanh nghiệp toàn cầu đã lựa chọn Kissflow Digital Workplace - Nền tảng quản trị doanh nghiệp tự động để làm việc hiệu quả và thông minh hơn.
Tìm hiểu thêm tại đây nhé!
Comments